الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة النشأة – المحتوى – الدور

                                     کلية التربية

        کلية معتمدة من الهيئة القومية لضمان جودة التعليم

        إدارة: البحوث والنشر العلمي ( المجلة العلمية)

                       =======

الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة

النشأة – المحتوى – الدور

إعــــــــــداد

هزاع هاشم محمد النقبي

کلية معارف الوحي والعلوم الإنسانية

الجامعة الإسلامية العالمية ماليزيا

}     المجلد السادس والثلاثون– العدد الثاني عشر –  ديسمبر 2020م {

http://www.aun.edu.eg/faculty_education/arabic

ملخّص البحث

تهدف هذه الدراسة إلى تحليل وتقييم نشأة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة وتطوره، وتغير المفهوم القديم للأرشيف لدى موظفي الجهات الحکومية، وغرس مدى أهمية الوثائق التاريخية التي تسهم في الوصول إلى المعلومة التي يستطيع متخذ القرار الاعتماد عليها، والحد من ضياعها وإتلافها. وذلک ببناء نظام أرشيفي متکامل وحديث يحدد العمر الزمني للوثائق، وللمحافظة على هذه الوثائق يتوجب السعي لتأهيل مخازن لحفظ الأرشيف الوسيط في مبنى کل جهة حکومية ضمن المواصفات والمعايير العالمية المعتمدة. ونستعرض من خلال هذه الدراسة مراحل الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة بدءً من نشأته إلى أن أصبح مرکزاً له دور بارز على الصعيد المحلي والإقليمي والعالمي، وقد استند البحث في منهجه إلى الأسلوب الوصفي المسحي التحليلي وذلک بناء على طبيعة موضوع الدراسة وهو نشأة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة؛ مراحل تطوره والتحديات التي تواجهه من خلال جمع الأرشيف التاريخي، کما سيتم خلال هذه الدراسة ربط نتائج الاستطلاع الميداني بتسليط الضوء على طلبة الجامعات وموظفي الجهات الحکومية، وتحليله تحليلاً منطقياً، وتوضيح تبعات هذه المشکلة، وما النتائج التي سنتوصل لها والحلول المقترحة ضمن إطار إبداعي. وللمنهج المقارن دور في هذه الدراسة، إذ إنها تدرس الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة وتقارن بينه وبين نظرائه إقليمياً وعالمياً. وقد توصلت الدراسة إلى مجموعة من النتائج منها: إن بناء إستراتيجية تحدد نطاق أرشفة التطبيقات وسلاسل الأرشفة المختلفة هو حجر الأساس والقاعدة التي سوف ترتکز عليها کل أنشطة ومهام تصميم نظام الأرشفة المتتالية. يعتبر الأرشيف مصدر من مصادر المعلومات فهو موروث حضاري وثقافي يشهد على تاريخ الأمم وهويتها ويحافظ على رموزها الحضارية وسيادتها الوطنية، ولهذا قد أصبحت دول العالم تعطي للأرشيف أهمية بالغة وأصبح يحظى باهتمام ورعاية خاصة، وتشترک کل أنظمة أرشفة قواعد البيانات في کل الأسس المعيارية (Architiecture) وتحتوي على المکونات نفسها بالرغم من إمکانية وجود هذه المکونات بأسماء مختلفة أو تنفيذها بطرق مختلفة.

الکلمات المفتاحية : الأرشيف الوطني - دولة الإمارات العربية .

ABSTRACT                                                                                                      This study aims to analyze and evaluate the emergence and development of the National Archives of the United Arab Emirates, the change of the old concept of the archive among the employees of government agencies, and the inculcation of the importance of historical documents that contribute to accessing information that the decision-maker can rely on, and to limit its loss and destruction. By building an integrated and modern archive system that determines the chronological age of documents, and to preserve these documents, it is necessary to strive to rehabilitate warehouses for preserving the intermediate archive in the building of each government agency within the approved international specifications and standards. Through this study, we review the stages of the National Archives of the United Arab Emirates, starting from its inception until it became a center that has a prominent role at the local, regional and global levels. United Arab Emirates; The stages of its development and the challenges it faces through collecting the historical archive. Also, during this study, the results of the field survey will be linked to shedding light on university students and employees of government agencies, analyzing it logically, and clarifying the consequences of this problem, and what results we will reach and the proposed solutions within a creative framework. The comparative method has a role in this study. As it studies the National Archives of the United Arab Emirates and compares it with its regional and global counterparts. The study reached a set of results, including: Building a strategy that defines the scope of archiving applications and various archiving chains is the cornerstone and base on which all the activities and tasks of the successive archiving system design will be based. The archive is considered a source of information, as it is a civilizational and cultural heritage that bears witness to the history and identity of nations and preserves their civilizational symbols and national sovereignty, and for this reason the countries of the world have given the archive great importance and has become receiving special attention and care. It contains the same components although these components can be found under different names or implemented in different ways.

Key Words: The National Archives - The United Arab Emirates.

خطة البحث وهيکله العام

المقدمة

إن الأمة التي لا تعرف ماضيها وتهمل تدوينه لن تتمکن من قيادة حاضرها ولا صياغة مستقبلها، وهو ما أکدّه القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه، حين قال: "من لا يعرف ماضيه لا يستطيع أن يعيش حاضره أو مستقبله"[1]، ومن هذا المنطلق افتتح الشيخ زايد رحمه الله في عام 1968م (مکتب الوثائق والدراسات) في مقر ديوان الرئاسة، "تعميم الديوان الأميري بأبوظبي رقم (49) لسنة 1969"[2]، وأوکلت له أهداف بأن يکون المکتب هو المسؤول عن جمع الوثائق الخاصة بشة الجزيرة العربية وکذلک داخلياً بجمع الوثائق المتعلقة بدولة الإمارات العربية المتحدة، الموجودة في البلدان العربية أو الأجنبية ليتم توثيقها ومن ثم ترجمتها، وفي عام 1972م تغير اسم مکتب الوثائق والدراسات ليصبح تحت مسمى            (مرکز الوثائق والدراسات).

وبعد مرور أربعين عاماً من تأسيس المرکز أصدر صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان، رئيس الدولة حفظه الله ورعاه، القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن           (المرکز الوطني للوثائق والبحوث)،إذ حدد القانون مهمة المرکز ومسؤوليته بتجميع الوثائق والاشراف على حفظها وفق أفضل المعايير والممارسات العالمية، وفي عام 2014م تغير مسمى المرکز ليصبح (الأرشيف الوطني)، وهذا التحول إنما يعبر عن دور القيادة في الحفاظ على توثيق ذاکرة الوطن ويسعى الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة إلى جمع وحفظ الوثائق التاريخية للدولة مهما کان شکلها أو وعاؤها بهدف تشکيل الرصيد الأرشيفي الوطني، ووضعه في متناول الباحثين للاستفادة من توثيق تاريخ الدولة.

وعلى الصعيد المحلي لعب الأرشيف الوطني دوراً هاماً وبارزاً في الحد من ضياع تاريخ الوطن وذلک استنادا للقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية، حيث يشرف الأرشيف الوطني على أکثر من 200 جهة حکومية اتحادية ومحلية، ويرسخ جهوداً هائلة لنشر الوعي والثقافة الأرشيفية لموظفي الجهات الحکومية من خلال الزيارات الميدانية وإعداد التقارير والتوصيات التي تسهم في بناء نظام أرشيفي متکامل وحديث، ووضع الخطط السنوية للتدريب وورش العمل التي تساهم في التوعية للحفاظ على الموروث الوطني.

سيتطرق الباحث في فصول الدراسة للمواضيع الآتية:

1. نشأة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ومراحل تطوره منذ عام 1968 وحتى عام 2016
2. دراسة القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية.
3. محتوى ومقتنيات الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة.
4. دور الأرشيف الوطني في اثراءا لمعرفة والدراسات التي تمتعن الدولة والمنطقة.
5. علاقة الأرشيف الوطنيب نظرائه إقليمياً وعالمياً.

مشکلة البحث

       الدور الرئيسي للأرشيف الوطني هو المحافظة على الوثائق التاريخية من الضياع والتلف، وذلک من خلال سن القوانين والتشريعات اللازمة بناءً على البنية التحتية التي يجب الارتکاز عليها والمتمثلة في إعداد أرشيف وطني حديث للحفاظ على الوثائق الورقية والإلکترونية طبقاً لأفضل الممارسات العالمية باستخدام التقنيات الحديثة بالاستناد إلى تقارير الأرشيف الوطني حول وضع الوثائق والأرشيف في الدولة.

ولوحظ بأنه قبل صدور القانون الاتحادي للأرشيف الوطني، کان هناک غياب تام وإهمال کبير تسبب في ضياع کم کبير من الوثائق مما أثر على الذاکرة الوطنية.

کانت تتم عملية الاتلاف للوثائق بشکل عشوائي نظراً لعدم وجود الجهة المشرعة والمسئولة عن ذلک، وما زاد الوضع تأزماً غياب الوحدات التنظيمية المسؤولة عن الأرشيف المنظم في الجهات الحکومية، وعدم توفر متخصصين في مجال الأرشفة والتوثيق، بالإضافة إلى سوء ظروف الحفظ في المواقع المخصصة لحفظ الأرشيف.

أسئلة البحث

تسعى هذه الدراسة إلى الإجابة على التساؤلات التالية:

1. متى ولماذا أنشأ الأرشيف الوطني لدولة الامارات العربية المتحدة؛ وماهي مراحل تطوره؟
2. ماهي القوانين واللوائح التي صدرت لتنظيم الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة؟ وما أوجه القصور فيها؟
3. ما هو محتوى الأرشيف الوطني وکيف يتم جمعه؟
4. إلى أي حد تمکن الأرشيف الوطني في اثراء المعرفة والدراسات عن الدولة والمنطقة؟
5. ما هي علاقات الأرشيف الوطني بنظرائه اقليمياً وعالمياً، وکيف يستفيد الأرشيف منها؟

أهداف البحث

      تحليل وتقييم نشأة وتطور الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة من خلال هذه الدراسة التي تسعى أيضاً إلى تغير المفهوم القديم للأرشيف لدى موظفي الجهات الحکومية، وغرس مدى أهمية الوثائق التاريخية والتي تسهم وتثري للوصول إلى المعلومة والتي من شأنها يستطيع متخذ القرار الاعتماد عليها، والحد من ضياعها وإتلافها.

وذلک ببناء نظام أرشيفي متکامل وحديث يحدد العمر الزمني للوثائق، وللمحافظة على هذه الوثائق يتوجب السعي لتأهيل مخازن لحفظ الأرشيف الوسيط في مبنى کل جهة حکومية ضمن المواصفات والمعايير العالمية المعتمدة.

وبشکل عام يمکن تحديد أهداف هذه الدراسة بما يلي:

1. التعريف بنشأة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ومراحل تطوره منذ نشأته عام 1968 وحتى عام 2016.
2. التعريف بالقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 ولائحته التنفيذية.
3. التعريف بمحتوى ومقتنيات الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة وتقييمها.
4. دراسة دور الأرشيف الوطني في اثراء المعرفة والدراسات التي تمت عبره عن الدولة والمنطقة.
5. توضيح وتقييم علاقة الأرشيف الوطني بنظرائه اقليمياً وعالمياً مع الترکيز على سبل التعاون والتبادل المشترکة في شتى المجالات ذات الصلة، وسأستفيد من هذا التقييم من زيارات رسمية قمت بها إلى بعض دور الأرشيف الإقليمية والعالمية.

أسباب اختيار البحث

ترجع أسباب اختياري لموضوع الدراسة إلى:

1. توصيل المعلومة لصناع القرار بأسرع وقت ممکن.
2. الرغبة في دراسة الموضوع بشکل معمق، علماً بأنني أحد العاملين في هذا الأرشيف.
3. زيادة نشر الوعي والثقافة الأرشيفية من خلال اکتشاف نقاط الضعف والعمل على تطويرها.
4. البحث عن اهتمام طلبة الجامعات وعن موظفي الجهات الحکومية في مجال الأرشيف.
5. المساهمة في إثراء المکتبة العربية بدراسة تخصصية في مجال الأرشيف.
6. أن أکون أول مواطن إماراتي قدم رسالة دکتوراه في مجال الأرشيف بالدولة.

أهمية البحث

تنبع أهمية الدراسة من عدد من الاعتبارات من أهمها:

تنبثق أهمية الدراسة من أهمية موضوعها، فالعصر الحالي هو عصر التکنولوجيا والمعلومات، ونظراً لأهمية الوثائق في توصيل المعلومة بشکل دقيق وواضح والمحافظة على عمرها الزمني في جميع أشکالها وأنواعها، هناک تحديات تتطلب الوقوف عليها ومواجهتها، وهذه الأهمية تتمحور في الجانب النظري والجانب العملي.

فإن الأهمية النظرية: تعتبر هذه الدراسة مهمة لنشر وتوعية الثقافة الأرشيفية لدى جميع شرائح المجتمع لا سيما الدارسين والموظفين والباحثين، ومن خلال هذه التوعية وترسيخ مفهوم الحفاظ على الوثائق سيکون لدينا جيل قادر على وضع الحلول المناسبة للتحديات المستقبلية القادمة.

أما الأهمية العملية: تأتي الأهمية العملية لهذه الدراسة في إنها تدرس ظاهرة مستجدة في الجهات الحکومية الاتحادية والمحلية تودي إلى إهمال الوثائق بسبب تکدسها ومن ثم اتخاذ القرار بإتلافها دون الرجوع إلى الجهة المتخصصة (الأرشيف الوطني)، من هنا يتطلب العمل على دراسات لمواجهة هذه التحديات والحد من ضياع ذاکرة الوطن وتوظيف المختصين في مجال الأرشيف للارتقاء نحو أرشيف وطني يخدم المجتمع والوطن، وبما ستقدمه هذه الدراسة لمتخذي القرار من معلومات ناتجة عن القيام ببحث علمي.

وتأتي أهمية الأرشيف الوطني لتنظيم الأرشيف في الجهات الحکومية لدولة الإمارات العربية المتحدة، للتقدم الملحوظ للدول التي سبقتنا في مجال الأرشيف وإدارة الوثائق وذلک في کل من: الولايات المتحدة الأمريکية وبريطانيا وفرنسا وأستراليا.

حدود البحث

    اعتمد الباحث، على الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة لتطبيق الدراسة على الحدود الآتية:

1. الحدود الموضوعية: اقتصرت الدراسة على موضوعاً بعينه وفي زمان محدد، وهو نشأة الأرشيف الوطني لدولة الامارات العربية المتحدة؛ من عام 1968 وحتى عام 2016
2. الحدود البشرية: اقتصرت الدراسة على عينة من موظفي الجهات الحکومية بالدولة وعينة من طلبة التعليم الجامعي من کلا الجنسين (ذکور وإناث) المقيدين بکليات التقنية العليا بدولة الإمارات العربية المتحدة.
3. الحدودالزمنية: العام الدراسي 2016-2017م.

فرضيات البحث

     يطبق القانون الاتحادي بشأن الأرشيف الوطني منذ عام 2008 ولکنه يواجه             تحديات متعددة في تحقيق أهدافه على غرار أي مؤسسة حديثة، وقد تتمثل هذه التحديات على            النحو الآتي:

1. إعطاء الأولوية في العديد من الجهات الحکومية للأرشفة الالکترونية وإهمال الأرشيف الورقي، وذلک نظراً للتطور والنهضة التي تشهده الدولة.
2. رصد العديد من حالات الإتلاف العشوائي للوثائق.
3. التفاوت في درجة التکفل بالأرشيف من جهة إلى جهة ما يؤدي إلى ضياع وإتلاف الکثير من الوثائق
4. تأخر الأرشيف الوطني في فتح فروع له في مختلف إمارات الدولة ما أدرى إلى تبني بعض الإمارات الأخرى لإنشاء مراکز أرشيف على مستوى محلي خاص بها.
5. نقص الموارد البشرية التخصصية في مجال الأرشيف.
6. عدم کفاءة البنية التحتية الخاصة بالأرشيف (الحفظ – التخزين – الأمن – السلامة).
7. تکدس کميات کبيرة من الأرشيف في الجهات الحکومية ما يجعل أمر جمعها صعب وشاق.

منهج البحث

تستند هذه الدراسة في المنهج إلى الأسلوب الوصفي المسحي التحليلي وذلک بناء على طبيعة موضوع الدراسة وهو نشأة الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة؛ مراحل تطوره والتحديات التي تواجهه من خلال جمع الأرشيف التاريخي، بالإضافة إلى سد الثغرات والفجوات المتفاوتة من جهة إلى جهة حکومية أخرى، ما أدي إلى تکدس کم هائل من الوثائق التاريخية وسط ظروف غير مناسبة للحفظ، مما يزيد من صعوبة معالجتها وجمعها، نظراً لقلة الکوادر المؤهلة المتخصصة في مجال الأرشيف في الفترة الحالية، وما يعکسه هذا التکدس في اتخاذ قرار بإتلافها والتخلص منها.

کما سيتم خلال هذه الدراسة ربط نتائج الاستطلاع الميداني بتسليط الضوء على طلبة الجامعات وموظفي الجهات الحکومية، وتحليله تحليلاً منطقياً، وتوضيح تبعات هذه المشکلة، وما النتائج التي سنتوصل لها والحلول المقترحة ضمن إطار إبداعي.

وللمنهج المقارن دور في هذه الدراسة، إذ أنها تدرس وتقارن بين الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ونظرائه إقليمياً وعالمياً.

جمع البيانات

سيقوم الباحث باختيار عينة عشوائية من الجهات الحکومية المدراء والموظفين وطلاب الجامعات وستوزع عليهم استمارة تتکون من 20 سؤال وأکثر، للإجابة على أسئلة الدراسة، وستتضمن الاستمارة البيانات الديمغرافية للطلبة، وأسئلة مغلقة وأسئلة مفتوحة، وللتأکد من صدق وثبات الاستمارة، سيقوم الباحث بعرض الاستمارة على 2 محکمين للتأکد من مصداقيتها وصحتها وسيتم توزيع الاستمارة على عينة من طلاب الجامعات (مجتمع الدراسة) للتأکد من وضوح الأسئلة، وسيقوم الباحث بالتعامل إحصائياً مع بيانات الدراسة وذلک من خلال البرنامج التحليلي الإحصائي (SPSS).

الدراسات السابقة

أجرى العديد من المختصين في مجال الأرشيف دراسات حول إدارة الوثائق والأرشيف، شملت دراسات ومراجع أجنبية سأطلع على بعض منها لاحقاً وأضمنها في الدراسات السابقة، بالإضافة إلى الدراسات والمراجع العربية ومن هذه الدراسات:

في المنيا بمصر أجرى الباحث جاد الله، محمد حسن دراسة بعنوان"إدارة الوثائق الجارية في الهيئات والمؤسسات والمنظمات"[3]، قسم الوثائق والمکتبات والمعلومات، کلية الآداب – جامعة المنيا.(2007م). تطرق الکاتب في دارسته حول مفهوم الوثائق الجارية من حيث نشأتها ومرورها بمراحل عديدة من الأرشيف الجاري المتداول منذ نشأته إلى بلوغه المرحلة العمرية الثانية وهي الوسيطة ومن ثم يصبح أرشيف تاريخ.

ورکز الباحث من خلال الدراسة على اهداف إدارة الوثائق الجارية في خدمة الهيئات والمؤسسات والمنظمات ودورها في الحفاظ على المعلومة الموثقة، وذلک بأن تتم عملية التسجيل والترميز والتصنيف والفهرسة للوثائق لبناء خطة حفظ للوثائق ضمن منظومه متکاملة تساعد على رفع کفاءة العمل الإداري وصنع القرارات الصحيحة لمتخذي القرار.

 کما ذکر التحول إلى عصر المعلومات وأسباب ودوافع التحول إلى الأرشيف الإلکتروني وما تتسم بالأنظمة الإلکترونية من الإيجابيات والسلبيات في إدارة الوثائق، ودور اخصائي الوثائق والأرشيف في عصر المعلومات.

وفي القاهرة أجرى الباحث حموده، محمود عباس دراسة بعنوان"الأرشيف ودوره في خدمات المعلومات" [4](2003م). تدور هذه الدراسة حول أهمية البيانات والمعلومات وما تقدمه من إسهامات لخدمة متخذي القرار بطرق سليمة ومنهجية واضحة التخطيط، منذ نشأة الوثائق الجارية إلى عمرها التاريخي بصورة متکاملة ومنظومة محددة من حيث قيدها وفهرستها وحفظها لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.

وقد عرف الکاتب من خلال دراسته بالمرکزية واللامرکزية في إدارة الأرشيف، بحيث يتوجب إيجاد أرشيف مرکزي يدير الجهة من جميع النواحي وما تترتب عليه من إيجابيات ملموسة، في حين أن اللامرکزية تؤدي إلى التشتت في حصر المعلومات ودقتها بالإضافة إلى وجود کم هائل من النسخ المحفوظة في عدة قطاعات وما يترتب عليه من سلبيات واضحة.

وطرح الکاتب أسس التصنيف والفهرسة وذلک من خلال تجميع الموضوعات وترتيبها وترقيمها لغرض وضع الهيکل العام لنظام التصنيف، بحيث يکون متواکباَ مع متطلبات العمل، ووضع أنظمة حديثة وأمنية متطورة لمعالجة الوثائق والأرشيف بالطريقة التي تسمح باسترجاعها بالسرعة المطلوبة.

وفي المملکة العربية السعودية أجرى الباحث الشريف، أشرف محمد. دراسة بعنوان"الأرشيف الوسيط ودوره في تقييم واختيار الوثائق للحفظ التاريخي"[5]، رکز الباحث في دراسته على أهمية الأرشيف الوسيط ودوره في استقطاب الوثائق من عمرها الأول في الإدارات؛ إذ يعتبر الأرشيف الوسيط هو حلقة الوصل الوسطى بين الأرشيف الجاري وبين الأرشيف التاريخي، وأن کمية الوثائق التي سيتم تحويلها للأرشيف الوسيط يتوجب وجود خبراء لتقييمها إما بانتهاء عمرها الافتراضي وتتلف أو بتحويلها للحفظ التاريخي في الأرشيف الوطني؛ والذي يقوم هو الآخر بتزويد الباحثين والدارسين بالبيانات والمعلومات اللازمة للبحث العلمي والتاريخي.

وتناول الباحث في الدراسة الهدف وراء بحثه، وهو السعي لوضع المعايير العلمية ضمن المواصفات العالمية في الدول المتقدمة، وإمکانية وضع منظومة تعمل على التحکم في الوثائق خلال مراحلها الزمنية التي تمر بها، ومدى العلاقة بين الأرشيف الوسيط والأرشيف التاريخي من خلال تقييم واخيار الوثائق للحفظ التاريخي.

ولعل من أوجه القصور في هذه الدراسة هو المفهوم الخاطئ حول کيفية التخلص من الوثائق، فقد تطرق الباحث في دراسته بالأساليب المتبعة في کيفية التخلص منها عن طريق البيع، والفرم والمزيق، والحرق، ومن وجهة نظري هذه الأساليب بدائية وغير صحيحة، فيتوجب أن يکون الإتلاف تحت إشراف الأرشيف الوطني لما تحتويه هذه الوثائق من سرية وأمن معلومات، فالأرشيف الوطني هو الکفيل بإدارة الوثائق وکيفية التخلص منها ضمن سياسة الحفظ والإتلاف حسب درجات وأهمية الوثائق.

وفي دولة الإمارات العربية المتحدة أعد الباحث کافي، محمود دراسة بعنوان"أسس إدارة الأرشيف الجاري والوسيط"[6]، استندت هذه الدراسة على وضع منهجية لبناء الأرشيف الجاري والوسيط، حددت من خالاها خطوات رئيسية تتخللها عمليات التشخيص الأولي ومدى حاجة الجهات إلى إنشاء الوثائق، من خلال عملية التدقيق الأولي لمعرفة نقاط الضعف والقوة للجهة في إدارة وثائقها ورصد النتائج بشأنها، للتمکن من تحليل أعمال الجهة والاطلاع على الوظائف والنشاطات والعمليات بالاعتماد على الهيکل التنظيمي للجهة والوصول إلى مدى تسلسل وترابط اعمالها، وتديد احتياجات الوثائق للوصول إلى تقييم فني يبين أهمية تنظيم الأرشيف الجاري والوسيط.

وفي المملکة الأردنية الهاشمية أجرى الباحث المالکي،مجبل لازم دراسة بعنوان"علم الوثائق وتجارب في التوثيق والأرشفة"[7]، أعتمد الباحث في دراسته بتعريف المصطلحات الأرشيفية ومراحل تطورها، کما حدد أنواعها وأشکالها حسب مصدرها وموضوعها ومدى أهميتها، ومعالجتها فنياً مبتدئاً بتسجيل الوثائق وفهرستها وأنواع الفهرسة اللازمة لها من حيث وصفها أو موضوعها وطرق تصنيفها لتسهيل عملية استرجاعها والاستفادة من بياناتها.

کما بين المخاطر التي تواجه دورة الوثائق منذ نشأتها إلى عمرها التاريخي، وکيفية معالجتها وترميمها، ومن ثم تقييمها على أيدي المختصين في مجال الأرشيف حسب أهميتها وقيمتها التي تأهلها للبحث العلمي والتاريخي.

وأستند في دراسته على مدى عمليات التقييم للوثائق في بعض دول العالم مثل فرنسا، وبريطانيا، والولايات المتحدة الأمريکية، وإيطاليا، وفقاً للتجارب السباقة في کل من هذه الدول، وربط مفهوم الأرشفة الإلکترونية وعلاقتها بالتوثيق الإلکتروني، إذ تطرق إلى عصر التقنية الرقمية الحديثة وتکنولوجيا المعلومات من خلال البرمجيات المتطورة والتطبيقات المتعددة مستشهداً بأهدافها في توفير المعلومات للمعنيين بسرعة وفي أي زمان ومکان، ومالها من إيجابيات في سرعة الاسترجاع وسهولة الاستخدام، إلا أنها تحدها مخاطر في مواکبة حداثة هذه البرمجيات وتغيرها السريع من حيث إيجاد سياسة واضحة في توفير الوسائط والأجهزة من جهة، وإمکانية اختراقها وتعرضها للسرقة والتحريف من جهة أخرى.

فالواجب عليها وضع منهجية واضحة للإدارة الوثائق طبقاً للمعايير والمواصفات العالمية المعتمدة والتخطيط السليم في رسم السياسات والإجراءات التي تحدد مساراً منطقياً لعمر الوثائق حسب درجات أهميتها، واختيار البرامج الإلکترونية المناسبة وتحديثها باستمرار وتدريب العاملين عليها لمواجهة جميع التحديات.

وفي مصر أجرى المؤلف الخولي،جمال دراسة بعنوان"الوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق"[8]، أستعرض المؤلف في دراسته أهمية الوثائق الجارية ودورها في خدمة المؤسسة بما تحتويه من بيانات ومعلومات، وعلى أساسها تتم الإجراءات الفنية الخاصة بالتصنيف والفهرسة وطريقة أرشفتها إلکترونياً وتدعيمها بالبرامج التقنية الحديثة.

کما استشهد المؤلف في دراسته طبيعة التوثيق الإداري في مصر وما تواجهه من تحديات عديدة، إذ أن نشأة الوثائق في مراحله الأولى والکم الضخم للوثائق ينتج عنه التکدس.

وهذه المشکلة نابعة عن سوء التخطيط السليم في اختيار الأماکن المناسبة لحفظها، ومن جانب آخر قلة الموارد البشرية المتخصصة في مجال الأرشيف.

ونظراً لخبرتي المهنية في مجال الأرشيف، أعقب على ما ذکره المؤلف في الفصل الرابع عن نقص الإمکانيات، حيث ذکر في دراسته "نقص أبسط أدوات ومعدات الحفظ مثل الدباسات والخرامات أو ما شابه ذلک من أدوات أساسية لا يمکن التعلل فيها بنقص الميزانية"[9]، ولکن مثل هذه الأدوات قد تؤثر سلباً على عمليات حفظ الوثائق حيث تسبب الدباسات الصدأ على الوثائق، کما تؤدي عملية التخريم للوثيقة من أجل حفظها داخل الحافظات من العلب لفقدان قيمتها.

وفي بعض الأحيان تلامس هذه العملية عدة کلمات من الوثيقة، فينبغي حفظ هذه الوثائق على هيئتها داخل حافظات جديدة تغلق من دون تخريمها.

ووضع المؤلف في دراسته دليل استرشادي خاص بإجراءات العمل للوثائق الإدارية من أجل توحيد الإجراءات على جميع المستويات الإدارية، وأشاد في دراسته بالتجارب الرائدة في مجال تنظيم الوثائق في کل من: مرکز معلومات مجمع الحديد والصلب، ومرکز وزارة الکهرباء، ومرکز معلومات مصنع 81 الحربي.

وفي مصر أجرى الباحث الشريف،أشرف عبد المحسن دراسة بعنوان"الإدارة الحديثة للوثائق التاريخية المعايير والإجراءات"[10]، يقدم الکاتب دراسة حول موضوع إدارة الوثائق التاريخية، وذلک لإثراء المکتبات العربية بهذا النوع من الدراسات في مجال الأرشيف، يهدف من خلالها لإکساب الدراسين والباحثين عن کنوز البيانات والمعلومات اللازمة لتحصيلها، فهي تعد من الوثائق الهامة التي تصب في مصلحة المؤسسة بشکل خاص والدولة بشکل عام.

فالوثائق التاريخية مرتبطة ارتباطا کلياً مع نظرية الأعمار الثلاثة، وللحفاظ على الوثائق التاريخية من التلف والضياع، على جميع المؤسسات تأمين ظروف الحفظ والسلامة وإدارتها ضمن خطط منهجية منظمة ومعتمدة على خطة حفظ الوثائق، وتحديد العمر الافتراضي لمدى قيمتها التاريخية من ناحية، واسترجاعها وتداولها والافراج عنها من ناحية أخرى، وإتلاف الوثائق عديمة القيمة العلمية والتاريخية، من خلال النماذج المستخدمة والإجراءات ذات الصلة من فهرسة وتصنيف، وربطها ببرامج أرشفة إلکترونية حديثة وعصرية والسعي على متابعة الأنظمة بشکل دوري لمواکبة التحديات والمتغيرات التقنية الفائقة السرعة في طرح ما هو جديد في مجال إدارة برامج الأرشيف.

التعليق العام على الدراسات السابقة

      تتشابه الدراسات السابقة من حيث الهدف والمنهجية، ولکنها لم تجر استطلاعا للآراء تلمس من خلاله آراء المتخصصين في مجال الأرشيف من الدارسين کطلاب الجامعات، وکذلک العاملين في الجهات الحکومية في نفس المجال، کما بينت لنا هذه الدراسات بأنها لم تختلف عن سابقاتها في الطرح والموضوع إذ أن التجارب التي تمت الإشادة بها هي تجارب قديمة دون التطرق إلى حداثة التجارب في الجهات والمؤسسات الحکومية أو الخاصة في إدارة الوثائق وحفظها والأنظمة الإلکترونية المستخدمة.

وهذا يدل بأنه لا تزال الدراسات بحاجة إلى خوض المزيد من البحث للوصول إلى نتائج ملموسة.

ما يميز هذه الدراسة عن الدراسات السابقة

      تختلف الدراسة الحالية عن الدراسات السابقة في أنها تتناولمراحل وتطور نشأة الأرشيف الوطني في دولة الإمارات العربية المتحدة؛ ومعرفة دور قيادة الدولة المتمثلة في سيدي سمو الشيخ/ منصور بن زايد آل نهيان، نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس الأرشيف الوطني، وما يقدمه من دعم نحو جعل الأرشيف الوطني في مقدمة الأرشيفات العالمية،والحفاظ على مخزون من الوثائق والأرشيف لتکون مواکبه لأحدث النظم والمعايير المتبعة عالمياً في الأرشفة، ومن هذا المنطلق أسعى للوصول إلى طرق وحلول وأفکار إبداعية، فمثال على ذلک أن تکون لجميع الجهات الحکومية في الدولة مشروع لتنظيم الوثائق والأرشيف تتخلله نسب مئويةتقسم على عدة أمور منها:

1. إدراج وحدة أو قسم أو إدارة تنظيم الأرشيف في الهيکل التنظيمي لکل الجهات الحکومية.
2. توظيف أخصائيين ارشيفين في مجال الأرشيف.
3. تأهيل مواقع حفظ الأرشيف.
4. معالجة الأرشيف المبعثر.
5. تحويل الوثائق التاريخية للحفظ في الأرشيف الوطني.

قائمة المصادر والمراجع

أولاً: الوثائق

تعميم الديوان الأميري أبو ظبي رقم (46) لسنة 1969م بشأن تنظيم الوثائق والأرشيف بإمارة أبوظبي".

ثانياً: الکتب العربية

جاد الله، محمد حسن. (2007م). إدارة الوثائق الجارية في الهيئات والمؤسسات والمنظمات. (ط 1). قسم الوثائق والمکتبات والمعلومات، کلية الآداب – جامعة المنيا.

حموده، محمود عباس. (2003م). الأرشيف ودوره في خدمات المعلومات. (ط1). القاهرة: دار غريب للطباعة والنشر والتوزيع.

الشريف، أشرف محمد. (2008م). الأرشيف الوسيط ودوره في تقييم واختيار الوثائق للحفظ التاريخي. (ط1). الرياض: مکتبة الملک فهد الوطنية السلسلة الثانية (58).

کافي، محمود. (2014م). أسس إدارة الأرشيف الجاري والوسيط. (ط1). حکومة الشارقة: مرکز الشارقة للوثائق والبحوث.

المالکي، مجبل لازم. (2009م). علم الوثائق وتجارب في التوثيق والارشقة: علم الوثائق وتجارب في التوثيق والأرشفة. بيروت: مؤسسة الوراق للنشر والتوزيع.

الخولي، جمال. (1993م). الوثائق الإدارية بين النظرية والتطبيق. (ط1). القاهرة: الدار المصرية اللبنانية.

الشريف، أشرف عبد المحسن. (2011م). الإدارة الحديثة للوثائق التاريخية المعايير والإجراءات (ط1). القاهرة: الدار المصرية اللبنانية.