دور إدارة ضمان الجودة في تجويد الأداء الإداري بجامعة السودان المفتوحة

              کلیة التربیة

        کلیة معتمدة من الهیئة القومیة لضمان جودة التعلیم

        إدارة: البحوث والنشر العلمی ( المجلة العلمیة)

    =======

دور إدارة ضمان الجودة فی تجوید الأداء الإداری

بجامعة السودان المفتوحة

إعـــــــــداد

د/ نعمات العاقب ناصر أحمد 

}     المجلد الخامس والثلاثون– العدد الثانی – جزء ثانى –  فبرایر 2019م {

http://www.aun.edu.eg/faculty_education/arabic

مستخلص البحث:

یهدف البحث إلى التعرف على مستوى الأداء الإداری بجامعة السودان المفتوحة لمدراء الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج ومدیری المعاهد والمراکز بالمناطق التعلیمیة وتحدید معوقات جودة الأداء  الإداری کم وجهة نظرهم. وتکمن أهمیة هذا البحث فی أنه یتناول موضوعاً فی غایة الأهمیة وهو الأداء الإداری بالجامعة وسل تطویره فی ضوء مبادئ إدارة الجودة والتی بها ستساعد فی تطبیق إدارة الجودة أثناء ممارسة الأعمال الإداریة للتجوید والتحسین والتطویر ونتائج هذا البحث تساعد فی التطویر عبر ورش العمل.

وقد اتبعت الباحثة المنهج الوصفی التحلیلی لأنه یلائم هذه الدراسة وأهم النتائج المستخلصة هی:

1. ایمان ووعی فریق العمل بتجوید الأداء.
2. لتجوید الأداء لابد أن تتوفر الکفاءات الإداریة.
3. الاهتمام بالتدریب المستمر لکل أفراد الإدارات فی شکل دورات حتمیة أو موسمیة.
4. العمل على کسب رضا المستفیدین.
5. کسب الرضا الوظیفی لکل العاملین بالإدارات وتعزیز المتمیزین منها.
6. الاهتمام بتنفیذ القرارات الصادرة.

أهم التوصیات:

1. تبنی الجامعة لنظرة شاملة للإصلاح الإداری والتطویر فی إداراتها وأقسامها ومراکزها ومعاهده إداریین وموظفین وعاملین.
2. إعادة النظر فی الأنظمة والتعلیمات الإداریة والمالیة والأکادیمیة بإستمرار والعمل علی التحسین المستمر.
3. إیجاد وصف وظیفی واضح لطبیعة العمل یفسر المهام والإختصاصات بوضوح.

Abstract:

The aim of the research is to identify the level of administrative performance at the Open University of Sudan to managers and  heads of departments, program coordinators, directors of institutes and centers in educational areas and to identify obstacles to the quality of administrative performance from their point of view.

The importance of this research is that it deals with a very important subject which is the administrative performance of the university and ways of developing it in the light of the principles of quality management, which will help in the application of quality management during the practice of administrative work to improve and develop and the results of this research helps in the development through workshops.

The researcher followed the analytical descriptive approach because it fits with this study. The main findings are:

- The belief and awareness of the team to improve performance.

- To improve performance, administrative competencies must be available.

- Attention to the continuous training of all members of the departments in the form of inevitable or seasonal courses.

-  Work to win the satisfaction of beneficiaries.

-  Gain job satisfaction for all employees of the departments and enhance the outstanding ones.

-  Attention to the implementation of decisions issued.

Key Recommendations:

- Adopting the University for a comprehensive view of administrative reform and development in its administration, departments, centers, institutes, administrators, employees and employees.

- Reviewing the administrative, financial and academic regulations and instructions continuously and working on continuous improvement.

- Create a clear functional description of the nature of the work explaining the tasks and terms of reference clearly.

مقدمة:

أصبح مفهوم الجودة أحد الرکائز لنجاح أی عمل. سواء فی المنظمات والمؤسسات  ومختلف أنحاء الأعمال الإداریة والإنتاجیة والخدمیة وذلک نتیجة لحدة المنافسة وظهور المفاضلة بین المنتجات سلعاً کانت أو خدمات تفی بمتطلبات وخصائص ورغبات الزبائن بالشکل الذى یتفق مع توقعاتهم وتحقیق الرضا والسعادة لدیهم . ولتقوم بذلک کله تبنت أسالیب  إداریة  حدیثة وهو أسلوب إدارة الجودة الشاملة.

مشکلة الدراسة:-

تکمن فی التعرف على مستوی الآداء الإداری لمدیری الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج بالجامعة. وعلیه تتحدد مشکلة الدراسة فی الإجابة علی السؤال الرئیسی التالی:-

     کیف یمکن تطویر الآداء الإداری لمدیری الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج ومدیری المعاهد والمراکز بالمناطق التعلیمیة بالجامعة فی ضوء مبادئ إدارة الجودة بالجامعة؟

ویتفرع من السؤال الرئیس الأسئلة الفرعیة الآتیة:-

1- مامستوی الآداء الإداری بالجامعة فی ضوء مبادئ الجودة؟

2- مامعوقات تطبیق الجودة بالجامعة وفق المبادئ؟

3- ما التوصیات المقترحة لتطویر الآداء بالجامعة فی ضوء مبادئ إدارة الجودة؟

 أهمیة الدراسة:-

تکمن أهمیة الدراسة فی کونها تتناول موضوعاً فی غایة الأهمیة وهو الآداء الإداری لمدیری الإدارات ورؤساء الاقسام ومنسقی البرامج ومدیری المعاهد والمراکز بفروع التعلیمیة بالجامعة . وسبل تطویره فی ضوء مبادئ إدارة الجودة وهی (القیادة الفاعلة، إتخاذ القرارات، علی أساس الحقائق ،  التخطیط الإستراتیجی ، المشارکة والعمل الجماعی ، الترکیز علی رضا المستفید ، التحسین المستمر)

      وبالتالی هذة الدراسة قد تساعد المعنیین بالأمر عن تطبیق إدارة الجودة أثناء ممارسة الأعمال الإداریة لتجوید وتطویر الآداء الإداری بالجامعة. کما أن نتائج هذة الدراسة قد تساعد فی تطویر برامج وورش عمل خاصة لتحسین الآداء.

أهداف الدراسة:-

 تهدف الدراسة إلى: 

1. التعرف علی مستوىالآداء الإداری بالجامعة لمدراء الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج

    ومدیری المعاهد والمراکز بفروع الجامعة. 

1. تحدید معوقات الجودة من ناحیة الآداء أثناء آداء عملهم الإداری وذلک من وجهة نظرهم.
2. التوصل للتوصیات المقترحة لتطویر الآداء الإداری لمدراء الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی

    البرامج ومدیری المعاهد والمراکز بفروع الجامعة.

منهج الدراسة:-

    المنهج الوصفی التحلیلی  لأنه یلائم مثل هذة الدراسة.

حدود الدراسة :-                    

1. الحد الموضوعی: تناولت دراسة الآداء الإداری من وجهة نظر مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج ومدیری المعاهد والمراکز والمناطق التعلیمیة .
2. الحد البشری: دراسة مدیری الإدارات ورؤساء الأقسام ومنسقی البرامج ومدیری المعاهد والمراکز بفروع الجامعة.                                                                                                
3. الحد المکانی: جامعة السودان المفتوحة.
4. الحد الزمانی: أجریت الدراسة فی العام2018م.                                                   

مصطلحات البحث الإجرائیة :-

مفهوم إدارة الجودة:

نعنی بها المساهمة فی تجوید الآداء الإداری بالمؤسسة إلی مدخل شامل لتحسین الآداء وغرس روح التنافس والفاعلیة والمرونة وجعل هذا المدخل ملائم لکل الأقسام والفروع بالموسسة.

رضا العاملین:-

     هی الدرجة التی یصبح فیها العاملین یحبون وظائفهم أی تجعلهم یؤدون وظیفتهم بهمة فی الواجبات والمهام ومختلف خواص المؤسسة من سلوک.

جودة المنتج:-        

     قدرة المنتج أو الخدمة علی تلبیة حاجات ورغبات المستهلک أو المستفید.

رضا الزبون:-

الدرجة التی یصبح زبائن المؤسسة یدرکون أن حاجاتهم ورغباتهم وتوقعاتهم تتم تلبیتها بإستمرار من جهة المؤسسة.

الآداء الإداری:-

ما تقوم به الإدارة من واجبات ومهام وإلتزامات تجاه الموظفین بالمؤسسة والعملاء.

المقدمة:

       تأثرت المؤسسات التربویة کغیرها بالمتغیرات التکنولوجیا والمعرفیة فی مسائل متنوعة منها الإداریة والکادیمیة وکل الآلیات التی تتعلق بالأداء الإداری أو الأکادیمی سواءً کان من ناحیة القرارات واللوائح والإستفادة المتبادلة بین الدارس اوالموظفاوالإدارةاوالمجتمع . فی إطار القرارات واللوائح والنظم والرغبة فی الآداء او البحث عن الرضا الوظیفی ، الأمر الذی یتطلب استیعاب الادوار والمتطلبات الجدیدة للإیفاء بکل ماسبق فی تحقیق الأهداف  .

مفهوم الجودة:

تشمل عدة تعریفات ومن أهمها :

• عرفها نجیب سلیم هی الرضا التام للعمیل(مرجع سابق).
• کما عرفها الترتوری وجویحان بأنها هی المطابقة مع المتطلبات والتوقعات(2006مص31).
• وعرفها ایضاً علیمات هی دقة الاستخدام حسب ما یراه المستفید(2004م،ص18).
• درجة متوقعه من التناسق والا عتماد تناسب السوق بتکلفة منخفضة.
• وعرفها أیضاً إبراهیم العطار بأنها الریادة والامتیاز فی عمل الأشیاء والکفاءة والفاعلیة (2006م ص83).
• عرفها الحولی هی عمل الأشیاء الصحیحة بالطریقة الصحیحة من المحاولة الأولى   (2004م ص 9)
• عرفها العلی هی شکل تعاونی لأداء الأعمال یعتمد على القدرات المشترکة لکل من الإدارة والعاملین ، بهدف التحسین المستمر فی الجودة والانتاجیة وذلک من خلال فرق العمل (1998م ص 14).
• عرفها زین العابدین فرید عبدالفتاح هی أداء العمل بشکل صحیح من المرة الأولى ، مع الاعتماد على تقییم المستفید لمعرفة مدی تحسن الأداء (1998،ص98).

1. أدوات الجودة:-

أدوات الجودة السبعة والتی أشار إلیها محمد أحمد عیشونی فی سلسلة إصدارات المجلس السعودی للجودة بالمنطقة الغربیة (حائل ) إصداره رقم 2 بعنوان : الدلیل العملی للتحسین المستمر للعملیات بإستخدام الأدوات الأساسیة السبع للجودة.

الأداة الأولى:-

خرائط التدفق : عبارة عن مخطط یصف تدفق العملیة والخطوات التی یمر بها المنتج والإجراءات التی تمر بها الخدمة فمن خلال هذة الخریطة یمکن وصف العملیات الحالیة وتتابعها ویمکن من خلال هذه الآداة إقتراح التعدیلات والتحسینات فی العملیات الإنتاجیة والأنشطة الخدمیة.

الأداة الثانیة :-

قوائم الإختبار:

وهی إحدی تقنیات الجودة التی تستعمل لجمع وتسجیل البیانات عن العملیة بطریقة منظمة وسلسة ومن خلال جمع البیانات وتنظیمها علی الفریق القائم علی تحسین العملیة تحلیل البیانات بسهولة لتحدید المشکلة لإجراء التحسینات .

الأداة الثالثة :-

مخطط بارتیو:

هو تمثیل بیانی للمشاکل الموجودة فی العملیة فمن خلال هذة التقنیة یمکن ترتیب المشاکل تنازلی من الأکثر إلی الأقل حدوثاً إلی حسب الأهمیة وتکرار الحدوث وظهور الأبلغ حدوثاًوأثراً علی الجودة وبالتالی الترکیز علی حلها أولاً ومبدأ بارتیو والذی یرمز له بقانون 80/20عن أی نسبة 80% من المشاکل العملیة ( من خدمات وجودة منتجات) إلی 20% وتسمی القلة المهمة والتی عن طریقها یمکن التخلص من 80% من المشاکل العملیة ویعبر الیابانیون عن هذا المفهوم بقتل الثنیات أولاً.

الأداة الرابعة:-

المدرج التکراری (التوزیع التکراری):-

        هو عبارة عن تمثیل بیانی یسمح بطریقة مبسطة تحلیل البیانات التی یتم جمعها من العملیات الإنتاجیة والخدمیة بهدف دراسة جودة مخرجاتها أو إکتشاف عیوبها فعن طریق هذة التقنیة یمکن تصنیف البیانات إلی عدة فئات وحساب تکرارها وبذلک نتمکن من إستخلاص معلومات ومؤشرات مهمة عن جودة المنتج أو الخدمة مثل القیمة المتوسطة للبیانات ومقدار الإختلافات وتشتیتها وکذلک الحکم عن جودة المخرجات .

الأداة الخامسة :- 

مخطط السبب والنتیجة:-

یسمی بمخطط أبشیکاوا 1943م أو عظم السمکة نظراً لشکله ویستعمل بغرض تحدید المشاکل فی العملیات (أو الأهداف) وتحدید الأسباب المؤثرة علیها والترکیز علی هذة الأسباب لتطویر الحلول المناسبة وطرح المقترحات للتحسین فی العملیة سواء خدمی أو إنتاجی.

الأداة السادسة :-

مخطط التبعثر أو الإندثار:-

یستعمل لتحلیل بیانات العملیات بطریقة بیانیة حتی من خلالها البحث عن علاقة محتملة أو متوقعة بین متغیرین . أهم إستخدامات هذه التقنیة فی مجال الجودة :-

أ- البحث والکشف عن علاقة السبب والنتیجة بین متغیرین إثنین.

ب- توقیع نوع العلاقة بین المتغیرین ومعرفة قوة الإرتباط .

الأداة السابعة: -

خرائط المراقبة:-

تعتبر العمود الفقری والأساسی الرئیسی للمراقبة الإحصائیة للعملیات بحیث یتم          من خلالها إجراء  تحلیل إحصائی مستمر لتغیرات فی العملیة بهدف مراقبة وظبط المنتج         أو الخدمة. وتحسین الآداء وهی عبارة عن رسم بیانی یبین التغیرات الطبیعیة التی تعود          إلی الأسباب العامة الکامنة فی العملیة وبین التغیرات التی تعود إلی أسباب محدودة ومن خلالها یمکن تحدید فی إذا کانت العملیة  تقع تحت عوامل أخری تؤثر سلباً من جودة المنتج          أو الخدمة.

 ومن أهم الأهداف التی یمکن للمؤسسة إنتاجیة أو خدمیة تحقیقها من خلال خرائط المراقبة هی:

أ- الإکتشاف المبکر لمشاکل الجودة قبل الإسترسال فی إنتاج کمیات کبیرة دون المواصفات المطلوبة وبالتالی تخفض التکالیف.

ب- التحسین المستمر للعملیات .

ج- تحلیل مقدرة العملیات.

د- تحدید مواصفات المنتج.

ه- الرفع من الکفاءة الإنتاجیة.

2- مکونات الجودة:-

تتکون الجودة من ثلاث محاور رئیسیة تندرج تحتها المفردات التی ستواجه العاملین فی المجال وهی:-

المحور الأول :-

1- الموظف :-وهو محور العملیة الإداریة والمنفذ لها والأکثر مسئولیة للجودة بإعتبار أنهمن یقوم بکل المهام والعملیات ویبرمج الأجهزة علی القیام بالمهام الأخری التی لاینفذها بشکل مباشر وحتی یتمیز بجدارة لابد من مراعاة الجوانب الآتیة:-

أ-  التعلیم: ویراد به التأهیل العلمی المعرفی النظری ویمکن تکوین ذلک للموظف بإحدى  الطرق الآتیة:-

• التعلیم الأکادیمی والمهنی أثناء الخدمة.
• التدریب فی البرامج وبشتی أنواعه.
• الإطلاع الشخصی علی الخبرات.
• العضویة فی الجهات ذات الإختصاص والمهتمة بتحدیث المعلومات والمشارکات فیها.

ب- السلوک: وهو أسلوب الموظف وطریقته فی التعامل الإنسانی وإدارة العلاقات الداخلیة والخارجیة.

ج- الآداء هو الناتج الطبیعی للعاملین السابقین وثمرة التحصیل العلمی والتدریس مع التأهیل السلوکی ونعنی بالآداءالآداء التنفیذی المیکانیکی للمهام والذی یقاس بعدة طرق أهمها وضع معاییر للآداء مع مؤشراتها .

المحور الثانی :-

 العملیات الإداریة:-

1- التکالیف والتی تدور حول النقاط الآتیة:-

أ- تکالیف الموظف: وتشمل عدة نقاط منها الرواتب، التأمینات، الحوافز، التدریب ، التذاکر والسفر.

ب- التکالیف العملیة: وتشمل عدة نقاط منها علی سبیل المثال.

     المخاطرة، المنافسة، ساعات العمل، المتابعة، الرقابة، الترکیبات،الصیانة، الخدمات.

  ج- تکالیف المواد:و تشمل العدید منها : المعدات ، أدوات الصیانة.

2-خطوات التنفیذ وتعنی الجدولة وتحدید الأوقات لتنفیذ أو صیانة أو إلغاء أو إضافة.

3- آداء وتشابه: وهو دمج العملیات المتشابهة ، والبحث عن طرق أسرع لتنفیذ المهام وتجمیع  العناصر المتشابهة والعمل بنظام الورش .

المحور الثالث:-

1.المواد:-

وهی کل ماتحتاجه المؤسسة لتحقیق الأهداف سواء کانت مواد ثابتة أو غیر ثابتة مادیة أو  معنویة باقیة أو مستهلکة أی کل المعینات اللازمة لتنفیذ الآداء.

2. مفهوم الأداء الاداری :

یقصد بمفهوم الاداء الاداری ما یقوم به موظف أو مدیر من أعمال وأنشطة مرتبطة بوظیفة معینة، ویختلف من وظیفة لأخرى وإن وجد بینهما عامل مشترک.

3. مفاهیم:

• الموظف:  وما یمتلکه من معرفة وقدرات ومهارات وقیم واتجاهات ودوافع.
• الوظیفة : وما تتصف به من متطلبات وتحدیات وواجبات ومسئولیات وما تقدمه من فرص للتطویر والترقیات والحوافز.

4. طبیعة الأداء الاداری والمؤسسی بالجامعة یتکون منقیادة ومجالس ولجان حاکمة:

‌أ.      ادارات.

‌ب. اداراة برامج ومنسقین.

‌ج.   اسناد واشراف وارشاد.

‌د.    وسائط متعددة.

5.المهام الاداریة :

‌أ.      تحدید اختصاصات الوحدات التنظیمیة الإداریة بالجامعة وفک التشابک فی ما بینها.

‌ب. إعداد بطاقات الوصف الوظیفى لمختلف الوظائف بالجامعة.

‌ج.    تطویر وتحدیث نظم تقییم أداء العاملین.

‌د.     تطویر وتحسین مستوى أداء الموظفین والعاملین من خلال اختیار أفضل الطرق والوسائل العلمیة الحدیثة فی مجال الإدارة.

‌ه.   السعی نحو تشکیل حلقة وصل بین الهیئة ودیوان الخدمة المدنیة بما یرتبط بمختلف الأمور الإداریة والجهاز الإداری للجامعة.

 أسلوب قیادة العاملین یتم بعدة طرق منها :

1. توجیه العاملین : ویشمل :

أ‌.      توجیه العامل الجدید ( الذی تم تعیینه ویکون قلیل الخبرة ) .

ب‌. توجیه العامل القدیم

ج. توصیل التعلیمات والاوامر واللوائح والانظمة ونقل الموظفین .

1. اقناع العاملین : لتنفیذ امر معین لابد ان یتم باقتناع ورغبة بالشرح وابراز الدوافع ومزایا القرار لیتبنى تنفیذ القرار بقناعة .
2. استشارة العاملین لمعرفة آراء ووجهات نظر العاملین من خلال اجتماعات وطرح الفکرة واخذ النتیجة التی تنبع منها .
3. تفویض الصلاحیة بإعطاء العاملین الصلاحیة الکافیة إلى :

أ‌.      لدراسة المواضیع واتخاذ قرارت بشأنها وخاصة المواضیع التخصصیة.

ب‌. وضع السلطة فی حال غیابه لتتیح له فرصة الخبرة فی الادارة .

مبادئ إدارة الجودة:-

     کما جاء فی کتاب ناصر محمود عواد یونس . منشورات جامعة دمشق2003م (ص35) أن أهم  هذه المبادئ :-                                                                                        

1. الترکیز علی العمیل بالداخل بالداخل والخارج لأن مستوی جودة الآداء یعتمد علی آداءالعاملین بالمؤسسة.
2. الترکیز عن العملیات والنتائج لأن النتائج تعتبر مؤشر لتدنئ مستوی الآداء للعملیات.
3. الوقایة من الأخطاء قبل وقوعها وهذا یتطلب إستخدام الأدوات والتقنیات للتحقق من آداء العملیات بدلاً من القیام بالفحص والتفتیش بعد الإنتهاء من الآداء
4. مکأفاة وتحفیز العاملین بحسب الآداءبإعتبار أن الأجر لیس هو الحافز الوحید بل إن العاملین  یحبون أن تقابل جهودهم بالمدح والثناء وان تکون موضع إحترام وتقدیر وإهتمام من رؤسائهم.
5. إتخاذ القرارات إستناداً للحقائق مما یتطلب نظام معلوماتی فعال یقدم المعلومة المناسبة فی الوقت المناسب والمکان الملائم لتساعد فی إتخاذ القرار بقوة علمیة.
6. الإهتمام بالتغذیة الراجعة لأنها المرجعیة فی بدایة المدخلات والعملیات التالیة ولتساعد فی عملیات التطویر والتحسین والوصول للتجوید.

  أهمیة التمیز الإداری:-

1. تحقیق الأهداف والتی وضعت عبر خطة علمیة بمتابعتها وقیاس مدى ماتحقق منها والعمل علی تحقیقها عبر سیاسات وأسالیب علمیة.
2. کسب الرضا الوظیفی عبر وسائل شتی بإعطاء کل ذی حق حقه ومستخلصه ووضع الرجل المناسب فی المکان المناسب.
3. الترکیز علی التقویم الذاتی للمؤسسة والإهتمامبماجاء فی التقریر للوقوف علی مواطن القوة والمحافظة علیها ومواطن التحسین والعمل علی تحسینها وتقویمها للنهوض بالآداء إلی أعلی مراتب الجودة .
4. رفع کفاءة العاملین عن طریق التدریب المستمر.
5. تشجیع المبادرات والمقترحات. 
6. ضرورة الترکیز علی تطویر الخطط وبناء القدرات.
7. زیادة الإهتمام بمستوی جودة الآداء الإداری بالمؤسسة.
8. ضرورة الترکیز علی تحفیز العاملین.
9. إیجاد التنافس بین الموظفین فی المحیط الداخلی والخارجی وتحقیق العدالة التنظیمیة المؤسسیة بین العاملین.

آلیات تطویر الآداء الإداری:-

للقیام بتحسین الآداء الإداری بالمؤسسة لابد من:-

1. التخطیط والتقدیر : بعمل خطط تناسب تحقیق الاهداف وفق فریق عمل أو هیکلة علمیة تمتاز بالجدارات.
2. إنشاء بنیة حاکمة : ینبقی إدراک الحاجة إلی وجود بنیة أو هیکلة تحکم المؤسسة مع تحدید الوصف الوظیفی وکل البنیات من مجالس حاکمة ولجان أو لجان مساعدة تسهم فی تطویر النظام الداخلی للمؤسسة.
3. إدارة وتعزیز جهود العاملین والمتطوعین وذلک بتحدید نوع العلاقة بین المدراء والموظفین والعاملین والمستفیدین والمجتمع وعلاقة ذلک کله بالتخطیط والأهداف وجعل التعزیز من الضروریات.
4. تخطیط الإدارة المالیة والمنوط بها إتخاذ القرارات المالیة وفق الخطة (الموازنة) وماهی السیاسات التابعة للتنفیذ دون عجز، وکذلک البحث عن مصادر الدخل( الوارد ).
5. تمکین التواصل داخل المؤسسة وخارجها (العلاقات العامة) للوصول للمستفیدین وتقدیم الخدمات  لمجتمع المؤسسة وکسب الرضا للمستفیدین.
6. تطویر الکفاءات عبر الدورات التدریبیة الحتمیة والإختیاریة عبر جدولة والتوزیع بعدالة وفق الإحتیاجات التدریبیة للمؤسسة.

تطبیق معاییر الجودة فی الأداء الإداری:-

لکی تسطیع الإدارات من آداء دورها فی تقدیم خدمات إداریة متمیزة وحسب معاییر الجودة لابد من تطبیق الآتی وهو ماتم أخذه من نظریة دیمنج (زین العابدین فرید عبدالفتاح  1998ص 98) وتطبیق منهجیة تشمل  الإستخدام الخاص للأدوات والتقنیات الإحصائیة فی التصمیم وإدارة وتحسین العملیات. 

1. وضع الأهداف بصورة واضحة یمکن تطبیقها وقیاسها بصورة علمیة.
2. التخلص من التقویم التقلیدی وإتباع الأسلوب لمعاییر الجودة.
3. إعتماد أسلوب التطویر والتحسین المستمر فی طرق وإختبار وأسالیب الآداء والأفراد للآداء الوظیفی.
4. الإهتمام بالتدریب بإنشاء مراکز للتدریب الفعال.
5. إتخاذ العناصر البشریة المناسبة فی الوظائف لضمان الرضا وتجوید الآداء.
6. إزالة الحواجز بین الأقسام والفروع والإدارة وکذلک بینهم الإدارات الأخری.
7. إزالة الخوف والتردد فی إتخاذ القرارات خاصة قرارات التطویر والتشجیع.
8. التخلص من الشعارات والتوجه نحو التطبیق الفعلی والسلوکی للأهداف.
9. إزالة جمیع العوائق التی تعوق إکتساب الرضا الوظیفی وغرس حب الإنتماء الوظیفی والمؤسسی.
10. إعداد برامج قویة للمشارکة فی الإدارة تساهم فی التطویر والتحسین من أجل التجوید.
11. الإهتمام بنشر وغرس مفاهیم الجودة بالإدارات وأدواتها وآلیاتها وتقنیات الجودة .
12. جهود قیادة فعالة عادلة فی توزیع المهام والإختصاصات والحوافز.
13. إستبعاد طرق التقییم التی تعتمد علی الکم من المنتج.
14. مدح العمل الجید والتفاخر به.

العوامل المساعدة فی تکوین فریق العمل بالإدارة:-

مفهوم فریق العمل:-  

المقصود بفریق العمل:-  کما عرفه زین العابدین فرید عبد الفتاح (مرجع سابق) بأنها مجموعة صغیرة من العاملین یشترکون فی عملیة دراسیة اوعملیة تعاونیة مستمره هدفها الکشف عن المشکلات التی تعترض  مسیرة العمل والعمل علی تقدیم الحلول المناسبة له.

   لکی ینجح فریق العمل فی آداء المهمة التی أوکلت إلیه بنجاح لابد من توافر ثقة العمل برجع الفریق عبر العوامل الآتیة:-

‌أ.      أن یختار الفریق بعضه البعض فرز أی فرد منهم.

‌ب. إختیار رئیس الفریق یتفق علیه بالإجماع .

‌ج.   أن یستخدم رئیس الفریق مهاراته فی التوجه والشرح بأهمیة وإهتمام.

‌د.    عند إنسحاب أی عضو من الفریق یجب عدم التقلیل من مهاراته وعدم التعرض لأی سلوک إنتهجه أمامهم.

ولکی تحقق فاعلیة الفریق الواحد لابد من:-

1. المشارکة فی الإحساس بأهمیة الأهداف الإداریة.
2. إیمان ووعی الفریق بطبیعة عملهم بإهتمام ومتابعة فی جمیع مراحلة.
3. تحدید الإحتیاجات من الموارد المادیة والمالیة بدقة مع إحسان إستخدامها.
4. الإهتمام بأراء وحوجة المستفیدین .
5. إستثمار إختلاف الآراء بفاعلیة وإیجابیة للوصول للحلول المناسبة حیث ذلک یشجع علی
6. الإبتکار وصقل المهارات.
7. الإستفادة من جهد فریق العمل فی إتجاه حل المشکلات أکثر من الصراعات وبث روح التنافس بینهم.
8. توازن توزیع الأدوار بمشارکة کافة الأعضاء وغرس روح وشعور بالأهمیة فی الفریق فی تنفیذ العمل.
9. یجب مراعاة تغییر بیئة العمل عند بعض أعضاء الفریق .
10. التقویم المستمر لآداء الفریق بإتباع الأسالیب المتطورة لملاحظة وجمع البیانات وتخزینها وتحلیلها وقیاس ردود فعل المستفیدین .

      وهنالک جانب آخر من العوامل التی تحکم سیر عمل فریق العمل ولخلق جو مناسب یشعر فیه الفریق بعدالة النظم وطواعیة إتباعها. و عمل وتخطیط لوائح تنظم آداء الفریق ووضع ضوابط ولوائح للفریق ورئیس الفریق ومعرفة أسباب وجود کل فرد بالفریق.

کیف تقاس فاعلیة الآداء:-

تقاس فاعلیة الآداء من خلال من خلال أربعة أبعاد هی:-

1. رضا العاملین وهو أهم مقاییس فاعلیة الآداء لأن رضا العاملین یمکن أن یقود لسلوکیات تؤثر علی عمل وآداء المؤسسة.
2. جودة المنتجات  وهی الخدمة أو قدرة المنتج عن تلبیة حاجات ورغبات المستهلک.
3. رضا الزبائن وهو إدراک الزبون لتلبیة حاجته وبإستمرار بالجودة بجانب ذلک أن تکون الأسعار
4. مناسبة تحقق المنفعة وأن تکون متابعة .
5. الآداء الإستراتیجی للأعمال والذی یتضمن المبیعات السنویة أو الإقبال السنوی البشری ومعدل النمو وربحیة المؤسسة وحصتها السوقیة وصادراتها ومکانتها بین رصیفاتها.........الخ).

 معوقات الجودة فی الآداء الإداری:-

  أشار العلوی 1998م إلى العدید من الأسباب:-

1. التشبث الإداری وتقاوم الهیاکل الإداریة وقدم الثقافات.
2. تغییر هیکل النظام حسب الأنظمة السیاسیة.
3. الإعتماد على المرکزیة واضعاف دور مجموعات العمل والمجالس واللجان.
4. ضعف کفاءة الإداریین وبعض القیادات الإداریة مما یتسبب فی فرض النظام غیر الدیمقراطیفی الإدارة.
5. البطء فی إتخاذ القرارات ، والتردد فی أخذها بدافع الخوف من التغییر                 (محمد الهشامی،2010م).
6. کما یقول (آلی داوؤد 2007م) عدم إلتزام الإدارة العلیا باللوائح أو أی أسلوب فی الإدارة أو فرض أسالیب خلاف الخطط.
7. الترکیز والإهتمام على أسالیب معینة فی الإدارة ولیس علی النظام ککل.
8. عدم مشارکة جمیع العاملین فی تطبیق الجودة.  
9. عدم انتقال التدریب إلى مرحلة التطبیق أو عدم العدالة فی إتاحة الفرصة.
10. توقع النتائج الفوریة لأی قرارات.   

اهم النتائج المستخلصة:

1. ایمان ووعی فریق العمل بتجوید الأداء.
2. لتجوید الأداء لابد أن تتوفر الکفاءات الإداریة.
3. الاهتمام بالتدریب المستمر لکل أفراد الإدارات فی شکل دورات حتمیة أو موسمیة.
4. العمل على کسب رضا المستفیدین.
5. کسب الرضا الوظیفی لکل العاملین بالإدارات وتعزیز المتمیزین منها.
6. الاهتمام بتنفیذ القرارات الصادرة من رئاسة الجامعة أو مدیری الإدارات أو رؤساء الأقسام.
7. توفیر التمویل اللازم (مادی ومعنوی ) للأداء ورعایة المبادرات.
8. العمل بروح الفریق الواحد.
9. التقویم الدوری للأداء بالإدارات.
10. وضوح اللوائح والقرارات ومراجعتها, للعمل بمقتضاها بعدالة .

اهم التوصیات لتجوید الأداء الإداری حسب مبادئ إدارة الجودة الستة:-

1. تبنی الجامعات نظرة شاملة للإصلاح الإداری والتطویر فی إداراتها وأقسامها ومراکزها ومعاهدها إداریین وموظفین وعاملین.
2. إعادة النظر فی الأنظمة والتعلیمات الإداریة والمالیة والأکادیمیة بإستمرار والعمل علی التحسین المستمر.
3. إیجاد وصف وظیفی واضح لطبیعة العمل یفسر المهام والإختصاصات بوضوح.
4. إعطاء فرص للجدارات والمبادرات خاصة عند التعیین.
5. الإهتمام بعقد دورات تدریبیة دوریة وملزمة.
6. منح القیادات المجال الأوسع فی إتخاذ القرارات وعملیات التنسیق.
7. إعتماد نظام تکنلوجیا المعلومات تؤید البیانات والمعلومات وفق المنهج العلمی لتساعد فی صنع القرار العلمی السلیم.
8. إلزامیة تقویم الخطط التشغیلیة ومقارنتها بالخطة الإستراتیجیة للجامعة.
9. إعداد دلیل للخطة الإستراتیجیة وتملیکها للإدارات.
10. الإهتمام بالبئیة الداخلیة والخارجیة بالجامعة والعمل علی تحسینها.
11. خلق المناخ التنظیمی للمؤسسة یشجع علی تجوید الآداء برفع الروح المعنویة         وإثارة الدافعیة
12. وتنمیة روح العمل عبر الفریق الواحد.
13. تقویة أواصر العلاقات الاجتماعیة بین العاملین بالجامعة.
14. تعزیز اللقاءات التفاکریة والإهتمام بمخرجاتها والعمل علی تنفیذها بقوة.
15. الوصول للمستفید والإهتمام بآرائه ومقترحاته التی نتوصل لها بمختلف السبل.

المصادر والمراجع:-

1. علی داؤود یوسف 2007م - نشرة حول تطبیق الجودة الشاملة فی التعلیم الجامعی وإمکانیات تطبیقها الدار البیضاء ، محاضرة غیر منشورة 2010م.
2. زین العابدین فرید عبدالفتاح - حلقات الجودة والمفهوم والتطبیق– القاهرة 1998 ص98
3. عبدالله علی السعد-مکونات الجودة– الدمام 1435ه (ص16) .            
4. العلوی، حسین محمد علی 1998م-إدارة الجودة الشاملة فی مؤسسات التعلیم العالی- مرکز النشر العلمی ، جامعة الملک عبد العزیز ط1 جدة.
5. محمد الهشامی- مصوغة التدبیر الإداری والتربوی لفائدة الأطر المکلفة بمهام الإدارة التربویة ، ن1 العراق ، المتمدن العدد 2332.
6. ناصر محمود عواد یونس- إدارة النظم والعملیات- دمشق 2003م  . تاریخ النشر 3/9/2015م معاییر نت. (Edue.com .
7. نجیب سلیم الجودة فی التعلیم مفهوم معاییر وآلیات الجودة فی التعلیم- 2015م- Educ.com تاریخ النشر 3/9/2015م.